Comment diriger un cabinet dentaire : contrôler les dépenses

Le fonctionnement d’un cabinet dentaire occasionne des frais d’exploitation importants, généralement déduits des recettes avant même que ne soient générés des profits. Bien qu’il soit impossible d’échapper à ces « coûts de fonctionnement », un contrôle rigoureux de ces frais généraux est indispensable.

Si vous et votre équipe estimez dépenser raisonnablement, il est fort probable que ce ne soit pas le cas, voire que vous gaspilliez beaucoup d’argent chaque année. Pour limiter les pertes de votre résultat net, procédez comme suit :

1. Déterminez l’objet et le montant de vos dépenses. Passez en revue les résultats financiers de l’année écoulée en compilant toutes les dépenses. Additionnez le tout, puis comparez le total avec le montant des recettes au cours de la même période. Calculez le pourcentage des revenus d’activité consacrés aux frais généraux. Cela vous indique votre situation actuelle.

2. Comparez ce pourcentage à 59 %. Si le chiffre est variable d’un cabinet à l’autre, le Levin Group a déterminé, à travers sa collaboration avec des milliers de clients, que le chiffre de 59 % de frais généraux était raisonnable pour un cabinet dentaire classique. De plus, notre expérience démontre que c’est un objectif réalisable.

3. Revenez à votre liste et déterminez les frais d’exploitation les plus importants. Tout budget qui n’est pas minutieusement examiné et restreint présente des occasions de réduction des dépenses. Si certaines réductions sont évidentes et faciles à faire, vous risquez d’hésiter longuement sur d’autres. Déterminez dans votre liste les domaines dans lesquels des économies sont envisageables, ainsi que les montants estimés en dollars. Calculez régulièrement le nouveau total afin d’apprécier votre progression par rapport à l’objectif des 59 %. Continuez tant que vous ne l’avez pas atteint.

4. Analysez maintenant votre nouveau budget en termes d’impact. Assurez-vous qu’aucune réduction budgétaire n’affecte négativement la qualité des soins pour les patients ou ne diminue votre capacité à en attirer de nouveaux. Faites des ajustements si nécessaire.

5. Examinez le nouveau budget avec l’équipe. Votre personnel doit saisir l’importance du contrôle des frais généraux et analyser le budget sous cet angle. Demandez leur avis afin de revoir éventuellement certaines réductions proposées et d’intégrer de bonnes suggestions de réductions non étudiées.

6. Une fois le budget ficelé, engagez-vous à le respecter. C’est probablement la partie la plus difficile du processus... en particulier pour vous, responsable du cabinet. Vous devez contrôler les achats impulsifs et respecter assidûment les dépenses. Et si un appareil coûteux s’avère indispensable à votre activité, déterminez comment l’acquérir sans trop affecter votre budget.

La rentabilité et longévité de votre cabinet repose sur votre discipline budgétaire à tous. Et contrôler les frais généraux est un élément essentiel du processus.